Zaposleni

Evidencija zaposlenih je poseban modul. Za Vašu tvrtku ga uključuje SeleKtivo; kada je uključen, u izborniku je stavka „Zaposleni”.

Karton

• „Novi zaposleni” otvara karton. Obvezni su ime, prezime i pravna osoba; ostala obvezna polja određujete sami.
• Karton sadrži osobne podatke, zaposlenje, ugovor, obrazovanje, certifikate i licence s rokom.
• Kada promijenite odjel, radno mjesto, rukovoditelja, ugovor ili status, upišite od kada promjena vrijedi. Staro stanje ostaje u povijesti.
• Zaposlenom koji odlazi promijenite status u „Radni odnos prestao” i upišite datum.

Osjetljivi podaci

• Plaća, osobni dokumenti i obiteljski podaci se ne vode dok ih administrator ne uključi u „Postavke zaposlenih”.
• Vidi ih samo korisnik kojem je administrator dao to dopuštenje. I administrator ga mora dodijeliti sebi.
• Odjeljak se otvara gumbom „Prikaži”. Svako otvaranje ide u evidenciju.
• Na popisu i u pretrazi ovih podataka nema.

Dopuštenja

1. Otvorite „Postavke zaposlenih”.
2. Za svakog korisnika odaberite čije kartone vidi: ničije, svoj tim ili sve.
3. Označite smije li mijenjati kartone, vidjeti plaće i vidjeti osobne dokumente i obitelj.
4. Rukovoditelj s dopuštenjem „svoj tim” vidi osnovne podatke ljudi kojima je nadređen. Veza je poslovni email u njegovu kartonu. Plaće i osobne dokumente svog tima vidi samo ako mu označite ta dopuštenja.

Dodatna polja i alati

• U „Postavke zaposlenih” administrator dodaje polja koja tvrtka vodi sama, na primjer registarske pločice vozila. Za svako bira vrstu, je li obvezno, vidi li ga zaposleni i je li osjetljivo.
• „Izvoz u Excel” izvozi zaposlene s popisa. Plaće i osobni dokumenti ulaze samo ako ih označi korisnik koji ima dopuštenje.
• „Uvoz iz Excela”: preuzmite obrazac, popunite ga i učitajte. Program pokaže što bi upisao; ništa se ne mijenja dok ne potvrdite.
• „Organizacijska shema” i „HR ploča” pokazuju tko je kome nadređen, brojeve po odjelima i rokove koji istječu.

HR asistent

• „HR asistent” odgovara na pitanja o zaposlenima: koliko ih je, kakav je odnos žena i muškaraca, kolika je prosječna dob i staž, kome istječe ugovor, probni rad ili licenca. Odgovor računa program iz kartona, bez AI. Možete i odabrati jedan od ponuđenih izvještaja („Gotovi izvještaji”).
• Kada podatak nije upisan kod svih, odgovor kaže na koliko zaposlenih počiva. Korisniku koji ne vidi pojedinačne podatke ne prikazuje se podatak za grupu manju od pet ljudi; taj broj mijenjate u postavkama.
• Tko smije pitati određujete u tablici dozvola: samo brojevi ili odgovori s imenima. „Plaće zbirno” daje prosjek plaća bez pojedinačnih iznosa.
• U „Dokumenti asistenta” učitajte procedure i pravilnike. Na pitanja o pravilima tvrtke odgovara AI, samo iz tih dokumenata, i navodi dokument. Ti odgovori troše kredite tvrtke.
• AI u asistentu uključujete u postavkama, pod „AI u asistentu”. Pri uključivanju se s kredita tvrtke skida mjesečna cijena, i zatim svakog mjeseca dok je AI uključen. Mjesečnim proračunom ograničavate trošak AI odgovora.
• Asistent ima i svoju adresu, prikazanu u postavkama. Na njoj se prijavljujete kao u program: adresa i lozinka, zatim kod iz poruke. Zaposleni pitaju iz dokumenata na svom portalu, ako to uključite.

Dobro je znati

• Karton bivšeg zaposlenog briše se sam kada istekne rok čuvanja. Rok upisujete Vi; zadano je 72 mjeseca.
• Podrška SeleKtivo ne vidi Vaše zaposlene. Pristup na 24 sata možete odobriti u postavkama.
• Kada u postavkama uključite „Prijava zaposlenih”, zaposleni se prijavljuje poslovnom adresom i kodom iz e-pošte, vidi svoj karton i može poslati zahtjev za ispravak.